La présente politique de confidentialité décrit les pratiques de la Coop Interface en matière de protection des renseignements personnels des répondants aux sondages, des membres du panel, des participants aux études de marché et de nos consultants en études de marché.
DATE D’ENTRÉE EN VIGUEUR : 18 août 2020
La présente politique de confidentialité (« politique de confidentialité ») décrit les pratiques de la Coop Interface en matière de protection des renseignements personnels des répondants aux sondages, des membres du panel, des participants aux études de marché et des consultants en études de marché. La Coop Interface mettra en place et maintiendra des procédures administratives qui respectent la présente politique.
La présente politique de confidentialité a pour objectif de vous renseigner à propos des renseignements personnels (« renseignements personnels ») que nous recueillons lors des études. Elle décrit la façon dont nous recueillons, utilisons et divulguons ces renseignements.
Lorsque nous réalisons des études de marché, des sondages d’opinion, ou toute autre activité permettant de recueillir des renseignements personnels, nous nous assurons qu’ils soient protégés. Nous offrons les garanties suivantes :
Nous avons élaboré notre politique de confidentialité en nous basant sur les normes et les lignes directrices de l’industrie ainsi que sur les lois et exigences locales, nationales et internationales. Les pratiques en matière de protection des renseignements personnels décrites dans la présente déclaration ont été conçues pour satisfaire aux normes, aux lois et aux exigences applicables. Nous nous engageons à respecter les lignes directrices des associations professionnelles qui regroupent des entreprises de recherche par sondage qui définissent les normes de l’industrie auxquelles les entreprises doivent se conformer et qui contribuent également à protéger les renseignements personnels.
Nous nous engageons également envers le respect de la confidentialité en observant les lois et les règlements qui s’appliquent au Canada en vertu des lois sur la protection de la vie privée, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
(« LPRPDE »).
La portée et l’application de la politique de confidentialité de la Coop Interface sont les suivantes :
Les renseignements personnels renvoient à toute information permettant d’identifier une personne dans le cadre d’un sondage ou d’un processus d’inscription. Ces renseignements comprennent notamment, sans s’y limiter, nom et prénom, adresse postale, numéro(s) de téléphone, adresse de courrier électronique et, dans certains cas, opinion et / ou préférences. Nous nous servons de ces renseignements pour communiquer avec des publics cible afin de leur proposer de participer à des études de marché et pour éventuellement envoyer des récompenses incitatives.
Dans le cadre de la plupart des recherches par sondages, nous recueillons également des renseignements démographiques et professionnels, dont certains peuvent être considérés comme sensibles, notamment âge, sexe, profession, niveau de revenu, origine raciale ou ethnique, préférence linguistique, situation d’emploi ou la composition du ménage, etc. Nous posons ces questions pour veiller à ce que le profil démographique des personnes qui ont aimablement accepté de participer à nos sondages reflète avec précision la population cible avec laquelle nous tentons d’établir une relation.
Nous pouvons également recueillir des informations sensibles, notamment, mais sans s’y limiter, des renseignements relatifs à la santé (maladie, état de santé et traitement) ou des renseignements financiers. Nous ne demanderons jamais de divulguer des renseignements personnels sensibles dont la perte, l’utilisation malveillante ou la divulgation à une personne non autorisée pourrait être jugée comme un crime économique, notamment le numéro d’une carte de crédit, un numéro d’assurance sociale, des renseignements sur des comptes bancaires, numéro de passeport ou numéro de permis de conduire.
Toutefois, les renseignements personnels n’englobent pas les informations suivantes : (i) nom, appellation d’emploi et adresse professionnelle ainsi que le numéro de téléphone et le numéro de télécopieur qui sont assignés aux employés d’une organisation et (ii) l’information accessible au public. Cependant, si une personne participe à l’un de nos sondages en tant qu’employé d’une organisation, ses réponses seront traitées comme des renseignements personnels.
Nous pouvons recueillir des renseignements personnels au sujet d’autres membres d’un ménage. Ces renseignements peuvent notamment comprendre, sans s’y limiter, l’âge et le sexe des autres membres du ménage. Nous nous servons de cette information pour déterminer si certains sondages correspondent à un profil, et ce, en fonction de la composition du ménage. Parfois, nous utilisons cette information pour inviter d’autres membres du ménage à participer à nos sondages.
Nous recueillerons toujours les renseignements personnels de façon honnête et licite. Nous recueillons ces renseignements personnels lorsque les répondants nous y autorisent explicitement ou implicitement ou que la loi le permet.
Nous pouvons obtenir ces renseignements directement auprès des personnes ou par l’intermédiaire de clients ou de cabinets spécialisés en recherches et qui nous chargent de fournir des services de recherche en leur nom. Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de fournisseurs de listes qui nous ont assuré que toutes les personnes inscrites sur leurs listes avaient donné leur consentement (« listes d’inclusion »). En dernier lieu, nous pouvons recueillir et utiliser les renseignements personnels provenant de sources accessibles au public, comme les annuaires téléphoniques.
Nous pouvons également faire appel à une tierce partie qui assure l’organisation de sondages ou d’événements dans le but de recueillir des renseignements personnels, y compris l’adresse de courrier électronique. Ces renseignements sont directement communiqués à la Coop Interface. Les ententes contractuelles entre la Coop Interface et les fournisseurs indépendants visent à garantir que les renseignements personnels ne seront pas divulgués à qui que ce soit et qu’ils ne seront pas utilisés à aucune autre fin sans consentement.
La Coop Interface avisera les répondants au moment de la collecte de renseignements personnels ou lorsque l’information obtenue sera ultérieurement transmise à de tierces parties. Tous les avis expliqueront la raison pour laquelle il est nécessaire d’obtenir des informations et décriront la manière dont celles-ci seront utilisées. Les renseignements personnels ne seront en aucun cas utilisés à des fins de commercialisation directe de produits ou de services auprès de personnes identifiables, à moins que cette possibilité ait été préalablement divulguée et que la possibilité de refuser de participer ait été offerte.
Nous expliquons les raisons pour lesquelles nous utilisons les renseignements personnels au moment où les répondants nous les transmettent et que nous obtenons leur consentement explicite et, dans tous les cas, avant que ces renseignements soient utilisés.
Nous recueillons ces renseignements personnels aux fins suivantes :
Dans ce contexte, nous pouvons utiliser les renseignements personnels pour l’un des motifs suivants :
Les données recueillies par l’entremise de recherches commerciales ou sociales sont transmises à nos clients de façon agrégée (ou groupée) et les réponses ne sont associées à aucune personne en particulier. Il nous arrive parfois d’utiliser des réponses individuelles, mais celles-ci ne seront jamais associées à des renseignements personnels identifiables sans l’autorisation explicite de ces personnes, sauf indication contraire précisée dans la présente politique.
Nous ne transmettrons pas les renseignements personnels à de tierces parties sans en aviser les personnes, à moins que cela soit exigé par la loi ou nécessaire à des fins de recherches, comme il est précisé ci-dessous.
Les seules exceptions en vertu desquelles nous pourrions divulguer des renseignements personnels ou des réponses aux sondages à de tierces parties sont les suivantes :
Nous obtenons le consentement avant de recueillir et, dans tous les cas, avant d’utiliser et de divulguer des renseignements personnels. Ce consentement peut être exprimé de vive voix ou par écrit. Par exemple, lors d’une réponse à un sondage, le répondant autorise de façon explicite à ce que nous utilisions ces renseignements personnels à des fins de recherches commerciales ou sociales de nature qualitative ou quantitative; dans certains cas, le répondant peut consentir à ce que nous divulguions ses renseignements personnels à nos clients.
Lorsqu’un répondant accepte de participer à une recherche par sondage dans le cadre de laquelle les données sont recueillies par téléphone ou en personne, un intervieweur de la Coop Interface réalise alors une entrevue avec lui. Lorsque la collecte des données s’effectue par la poste, par l’entremise d’un panel Web ou d’une invitation par courriel, le répondant doit remplir lui-même un questionnaire.
De temps en temps, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels selon le consentement du répondant et dans la mesure permise par la loi. Si le répondant nous transmet des renseignements personnels sensibles, comme des informations relatives à la santé ou des renseignements financiers, nous devons obtenir son consentement explicite concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements personnels sensibles.
Lorsqu’une personne participe à une entrevue ou à une discussion téléphonique menée par la Coop Interface dans le cadre d’une étude de marché, l’entrevue peut être enregistrée ou d’autres personnes peuvent écouter la conversation pour prendre des notes ou à des fins de formation ou d’évaluation de la recherche. Dans le but de protéger ces renseignements personnels, seul le prénom sera utilisé pendant les discussions. Les répondants peuvent refuser de participer aux entrevues qui sont enregistrées ou écoutées par d’autres personnes.
Les répondants sont toujours libre de participer ou non à un sondage, de répondre ou non à certaines questions et de mettre fin à une participation en tout temps.
Cependant, nous ne sommes pas en mesure de retirer des renseignements personnels des listes des tierces parties auxquelles nous avons transmis ces renseignements avec le consentement des répondants ou dans la mesure permise par la présente politique.
Si un répondant en fait la demande par écrit, nous mettrons à sa disposition les renseignements personnels que nous détenons à son sujet et dont nous avons le contrôle, soit les renseignements que nous avons recueillis, utilisés ou divulgués dans la mesure permise ou exigée par la loi. Ces renseignements seront présentés sous une forme généralement compréhensible et seront accompagnés d’une définition des abréviations et des codes.
Pour accéder aux renseignements personnels que nous détenons au sujet des répondants, ces derniers doivent nous envoyer une demande écrite à l’adresse électronique ou postale que vous trouverez subséquemment dans la présente politique. Lorsque nous recevons une demande d’accès à l’information, nous nous efforçons de fournir les renseignements demandés dans les 30 jours, ce qui inclut les demandes concernant les renseignements personnels que nous détenons au sujet de la personne et dont nous avons le contrôle, l’utilisation que nous en faisons ainsi que les tierces parties auxquelles ils ont été divulgués, le cas échéant.
Toutefois, dans certaines situations, il se pourrait que nous ne soyons pas en mesure de mettre tous les renseignements personnels à la disposition du demandeur. Cette situation peut se présenter dans les cas suivants :
Lorsque nous refusons une demande d’accès aux renseignements personnels, nous expliquons la raison de ce refus au demandeur.
Nous prenons toutes les mesures nécessaires pour que les renseignements personnels que nous détenons ou dont nous avons le contrôle soient précis, complets, valables et à jour, et ce, en fonction des derniers renseignements mis à notre disposition. Nous comptons sur les répondants pour veiller à ce que certains renseignements personnels à leur sujet soient précis, complets et à jour.
Pour mettre à jour ces renseignements, nous demandons aux répondants d’être précis dans leur demande et d’expliquer clairement les mesures que nous devons prendre relativement à ces renseignements personnels. Nous nous efforcerons de répondre à ces demandes dans les meilleurs délais.
Nous veillons à ce que la Coop Interface et autres tierces parties auxquelles nous faisons appel pour la prestation de services en notre nom et à qui nous avons fourni des renseignements personnels soient tenues par contrat de respecter la présente déclaration de confidentialité de même que notre politique de confidentialité et nos pratiques, ou qu’elles soient régies par la même politique de confidentialité.
Nous effectuons occasionnellement des sondages auprès d’enfants de moins de 13 ans, mais ces sondages ne sont réalisés qu’avec le consentement des parents ou du tuteur légal. Le sujet du sondage peut aussi nous conduire à demander le consentement des parents ou du tuteur avant d’interroger un enfant de 13 à 17 ans. Si nous apprenons que des renseignements personnels ont été obtenus d’un enfant de moins de 13 ans sans le consentement de ses parents ou de son tuteur, nous déploierons tous les efforts raisonnables pour supprimer ces renseignements de notre base de données.
Nous accordons une grande importance à la sécurité des renseignements personnels. À ce titre, nous avons mis en place des procédures physiques, administratives, électroniques, contractuelles et technologiques, que nous estimons raisonnables, pour assurer la sécurité des renseignements personnels que nous avons recueillis à votre sujet. Les seuls membres et employés qui ont accès à ces renseignements sont ceux qui en ont besoin pour effectuer leur travail. Les membres et employés autorisés ne peuvent accéder à ces renseignements personnels, y compris adresse de courrier électronique, qu’en utilisant des connexions et des mots de passe sécurisés au sein de nos réseaux.
Si nos clients, les répondants ou panelistes ont des inquiétudes, des questions ou des plaintes concernant notre utilisation des renseignements personnels, veuillez nous écrire à cette adresse :
La Coop Interface
936 avenue du Mont-Royal Est,
2ème étage Montréal (Québec) H2J 1X2
Canada
Nous nous réservons le droit de mettre à jour et de modifier occasionnellement la présente politique, en conformité avec les principes de confidentialité en vigueur ainsi que des lois et principes applicables concernant la protection des données et la vie privée.